Come funziona Esopo

Oggi le gare.Domani molto di più.

Esopo è l'assistente AI della segreteria scolastica. La sua prima competenza sono le gare: prepara i documenti con dati veri, ti mostra da dove arriva ogni informazione e lascia sempre a te l'ultima parola. E impara nuove competenze nel tempo — fino a tutta la scuola. Ecco come lavora, passo per passo.

Il problema

Il difficile non è scrivere il documento. È sapere cosa scrivere.

Per ogni acquisto la segreteria deve capire quale atto serve, in che ordine, con quali regole aggiornate — e come si fa di solito nella propria scuola.

Una scuola prepara circa cento documenti l'anno solo per gli acquisti. Soglie, codici, scadenze, portali: oggi è quasi tutto a memoria, e una svista può bloccare una pratica.

C'è poi un problema che conosciamo bene: in segreteria il personale cambia spesso. Chi arriva eredita procedure non scritte e deve imparare tutto da capo, in fretta — mentre le pratiche non aspettano.

I chatbot generici sanno un po' di tutto, ma in modo vago: non conoscono le regole aggiornate della scuola italiana, né il modo di lavorare della tua. Esopo nasce per riempire questo vuoto — e per accompagnare anche chi è appena arrivato, spiegando ogni passaggio dalle basi.

Angolo ordinato di una segreteria scolastica: scrivania in rovere chiaro con documenti e laptop, raccoglitori, ramo d'ulivo in vaso di terracotta, luce naturale del mattino

I principi di Esopo

Sei scelte di fondo, una sola promessa: l'AI lavora, tu firmi.

Prima di vedere il processo passo per passo, ecco su cosa poggia tutto il prodotto.

0 € a documento

Compila, non inventa

L'atto non viene 'inventato' dall'AI: viene riempito con dati veri e verificati. Non costa quasi nulla per documento, niente riferimenti sbagliati, e regge davanti a un controllo.

controllato da studio legale

Due cervelli

Un cervello centrale, controllato da uno studio legale — le regole valide per tutti — e un cervello locale con le particolarità della tua scuola. Ogni atto dice da dove ha preso le informazioni.

in autonomia

I tuoi modelli, le tue regole

Carichi i tuoi documenti già intestati, le procedure interne, l'archivio delle gare passate. Esopo li usa così come sono. A personalizzare è la scuola, da sola.

una competenza alla volta

Una scuola a 360°

Un solo assistente che impara una cosa alla volta. Oggi le gare. Domani tutta la segreteria — e anche docenti e studenti, per usare l'AI in modo affidabile a scuola.

tu firmi

L'ultima parola è tua

L'AI propone, non decide. Niente firme e niente pubblicazioni in automatico: ogni atto passa dalle tue mani prima di uscire. La responsabilità resta della persona.

anche per chi inizia

Ti guida anche dalle basi

Le segreterie cambiano spesso, e chi arriva non sempre conosce ogni passaggio. Esopo spiega anche le basi — dal primo adempimento a come muoversi sui portali — con guide prese dai canali ufficiali, messe a punto insieme a DSGA e a uno studio legale e controllate prima di entrare nel cervello centrale.

Il differenziatore

Un cervello centrale curato da chi conosce la PA scolastica.

Nessun altro sistema AI in Italia oggi puo' offrirtelo. Esopo lo mette al centro.

Esopo

Brain centrale curato + School Brain peculiare

Normativa scolastica fresca, sempre aggiornata
Avvocato Wacebo cura ogni voce del Central
Conosce la tua scuola: template, procedure, archivio
Cita sempre la fonte (Central o School)
Aggiornamento normativo in tempo reale

LLM generici (ChatGPT, Claude, Gemini)

Knowledge generica, datata al training cut-off

Conoscenza normativa generica e spesso obsoleta
Nessuna cura editoriale legale specializzata
Nessuna memoria della tua scuola
Inventa riferimenti normativi inesistenti
Aggiornamento solo a release nuova del modello

Cervello centrale

studio legale

Cervello locale

la tua scuola

Esopo

Skills

Gare

Viaggi

PNRR

Trasparenza

Architettura a due cervelli

Central + School: la normativa di tutti, le peculiarita' di ciascuno.

Prima il Central, validato da uno studio legale: come si fa secondo la normativa vigente. Poi lo School: come si fa nella tua scuola. Ogni documento cita la fonte.

Centrale

Central Brain

Validato da uno studio legale · letto da tutte le scuole

D.Lgs. 36/2023, Codice Appalti sempre aggiornato
DM ministeriali, circolari MIM dell'ultima settimana
Linee guida ANAC, soglie vigenti, schemi MePA
Gestisce le contraddizioni tra norme dando la giusta priorità
Normativa PNRR, PN 2021-2027, PON, POC, FSE, FESR
Sintesi sentenze rilevanti per la PA scolastica

Locale

School Brain

Curato dal DSGA · privato della tua scuola

Il modus operandi specifico della tua scuola
Prerogative e procedure interne particolari
Template documentali intestati (logo, piè di pagina)
Capitolati storici, archivio gare passate
Anagrafiche fornitori abituali, verbali Consiglio d'Istituto
Note istruttorie ricorrenti del Preside

Operatrice di segreteria al lavoro su un laptop a una scrivania in rovere chiaro, con ramo d'ulivo in un vaso di terracotta e raccoglitori d'archivio, luce naturale

Analisi della produzione documentale nelle segreterie scolastiche

Un istituto di medie dimensioni produce circa 5.900 atti ufficiali l'anno, oltre 700 dei quali nella sola area acquisti e contratti. Gran parte di questa attività è ripetitiva: gli stessi dati trascritti in più documenti.

~5.900

atti ufficiali prodotti in un anno

14.500

registrazioni di protocollo gestite ogni anno

~555

documenti in uscita al mese (media, esclusi luglio e agosto)

0 €

contenuto generato autonomamente dall'AI in compilazione

Un fascicolo di gara contiene quasi cento campi. Nessuno viene generato dall'intelligenza artificiale.

La redazione dei documenti di gara è in larga parte trascrizione: gli stessi dati dell'istituto riportati in più atti. Un'attività che può essere automatizzata in modo preciso e verificabile, senza il margine di errore di un modello lasciato libero di generare testo.

Per questo Esopo non affida la stesura degli atti a un modello generativo. Li compila a partire da fonti verificate e impiega l'intelligenza artificiale in tre momenti distinti e circoscritti.

Operatrice di segreteria scolastica al lavoro su un MacBook in un ufficio luminoso, con faldoni e un ramo d'ulivo in un vaso di terracotta, luce naturale

I tre momenti di intervento dell'AI

Come viene prodotto un documento. E dove interviene l'AI.

A monte · una sola volta

Preparazione dei modelli

L'intelligenza artificiale assiste la costruzione dei modelli documentali. Ogni riferimento normativo è validato da un avvocato. Un'attività svolta una sola volta, valida per tutti gli istituti.

una tantum

Ad ogni procedura · automatico

Compilazione deterministica

Il documento viene compilato a partire da dati verificati — anagrafica dell'istituto, dati di procedura, calcoli esatti — senza alcun contenuto generato dall'AI.

0 €

Controllo finale · assistito dall'AI

Verifica, non riscrittura

Un unico passaggio in cui l'AI controlla la coerenza tra i documenti e i riferimenti normativi. Segnala le anomalie, non riscrive. Decisione e firma restano in capo all'istituto.

minimo

Nessun riferimento normativo viene improvvisato: ogni elemento resta verificabile e difendibile, sostenibile di fronte a un controllo amministrativo o contabile.

La provenienza dei dati

Ogni dato proviene da una fonte verificata.

Tipo di datoQuantiDa dove arrivaCosto AI

Dati della procedura~80Un modulo compilato dalla segreteria una sola volta0 €

Anagrafica dell'istituto13Profilo dell'istituto, inserito una volta e riutilizzato0 €

Calcoli (totali, IVA)~15Calcoli automatici del quadro economico0 €

Parte tecnica (prodotti)tabelleDal progetto del docente: l'AI propone, l'operatore validaminimo

Offerta dei fornitoritabellaCompilata dal fornitore, non dall'istituto—

Canvas di compilazione di Esopo: chat con l'agente a sinistra, documento in costruzione a destra

Prima ancora di scrivere un atto

Ti spiega come si fa.

Prima di scrivere qualsiasi atto c'è una fatica nascosta: sapere da dove partire. Esopo ti accompagna in questa fase, con le indicazioni prese dai portali ufficiali.

Ottieni CUP e CIG

Ti dice quando servono e come richiederli, passo per passo.

Abilitati su MePA

Ti guida tra registrazione, abilitazione e categorie su Acquisti in Rete PA.

Avvia la procedura sul portale

Trattativa diretta, RdO, confronto preventivi: dove cliccare e cosa inserire.

Poi prepara gli atti

Solo a quel punto Esopo compila la determina e il resto del fascicolo.

Le indicazioni vengono dalla documentazione ufficiale di Acquisti in Rete PA, curata nel cervello centrale: ogni passaggio rimanda alla fonte.

Il percorso di un documento

Cinque passi sempre uguali, dall'input all'archivio.

Determina d'acquisto, viaggio di istruzione, selezione esperto PNRR: il flusso è sempre lo stesso. Cambia il dominio, non il percorso. Revisione umana obbligatoria al passo 4.

Contesto

L'agente legge il tuo input naturale, recupera la normativa dal Central, recupera template e dati dallo School. Tutto prima di scrivere una riga.

Bozza

Genera uno o più documenti partendo dai template intestati della scuola. Niente rebuild da testo: il documento finale è byte-identico all'originale, solo riempito.

Verifica normativa

Un sotto-passo deterministico controlla che il pacchetto sia completo, che i riferimenti normativi siano vigenti, che le soglie siano rispettate. Soft-flag, mai blocco automatico.

Revisione DSGA

Canvas live a due colonne: chat con l'agente a sinistra, documento in costruzione a destra. Modifichi direttamente nel canvas. Watermark 'contenuto AI' sempre visibile.

Archivio firmato

Il Repository documentale tiene tutto in ordine per anno e pratica. Stati: bozza → revisionato da DSGA → approvato da Preside. Tracciabilità completa.

Le competenze

Oggi una competenza.Domani la scuola intera.

Ogni procedura è una competenza che Esopo impara. Non devi aspettare una nuova versione del software: la competenza si attiva quando serve, e nel tempo se ne aggiungono altre.

In sviluppo

Gare & Bandi

Confronto preventivi sotto soglia, fascicolo orchestrato, verifica normativa attiva. Determina, capitolato, avviso e contratto conformi al D.Lgs. 36/2023.

In arrivo

Viaggi di istruzione

Il viaggio e' un appalto di servizi: capitolato, comparativa, contratto turistico.

In arrivo

Selezione esperti PNRR

Avviso, graduatoria, nomina, registro presenze. Conformi per la rendicontazione.

In arrivo

Amm. Trasparente

Pubblicazioni obbligatorie generate da ogni procedura, con dashboard scadenze.

In arrivo

Calcolo laboratori

Quadri economici e massimali, calcolati e verificati, non stimati.

All'orizzonte

Una scuola intera, più semplice.

Dalla segreteria fino a docenti e studenti: un'unica AI affidabile, al servizio della didattica.

Segreteria a 360°
Strumenti per i docenti
Supporto agli studenti

Penna stilografica appoggiata su un documento ufficiale firmato, scrivania in legno chiaro

Human-in-the-loop, sempre

L'AI propone. La persona decide, firma, si assume la responsabilità.

Niente firma automatica. Niente pubblicazione automatica. La macchina propone, l'umano decide. La responsabilita' del DSGA non e' delegabile a un modello.

Audit log di Esopo: registro immutabile di ogni decisione dell'AI, esportabile

Risultati verificati

Un fascicolo completo, verificato su una procedura reale.

Su una procedura reale, 97 campi su 101 risultano compilati da fonti verificate, senza alcun intervento generativo dell'AI. Il quadro economico è calcolato dal sistema, non stimato.

Quadro economico — calcolato dal sistema

€ 115.000

Valore stimato

€ 26.620

IVA

€ 147.620

Totale

Con un approccio non deterministico le stesse celle risultavano incomplete. Valori verificati sui dati reali.

Per le scuole

Lo strumento che la segreteria italiana aspetta.

Prenota una demo: ti mostriamo Esopo sui documenti reali della tua scuola e quanto tempo recuperi su ogni procedura.

Prenota una demo Scopri come funziona